BLOG | Data-driven Change-Personas

Change-Prozesse mit datenbasierten Personas erfolgreich umsetzen

Technologischer Fortschritt, Konkurrenz und eine angespannte Wirtschaftslage fordern Unternehmen gerade jetzt, sich neu auszurichten: Von Change ist dann die Rede, wenn es darum geht, Prozesse zu optimieren, effizienter zu arbeiten und eingefahrene Strukturen aufzubrechen. Bei Mitarbeitenden braucht genau das Überzeugung. Wie datenbasierte Personas Change-Maßnahmen besser verständlich machen und dafür sorgen, dass Sie bei in allen Change-Maßnahmen auch wirklich alle Mitarbeitende mitnehmen: 4 Szenarien, die zeigen, wie es geht.

 

 

Warum braucht es Personas im Change Prozess?

Erfolgreiches Change-Management zeichnet sich durch einen systematischen Ansatz aus, der einem klaren Plan und einem strukturierten Vorgehen folgt. Wichtig dabei: Die Perspektiven und Bedürfnisse aller Beteiligten berücksichtigen und Veränderungen transparent und empathisch kommunizieren. Denn: Um Veränderung nachhaltig zu etablieren, müssen alle Beteiligten zum Wandel beitragen. Der Erfolg eines Change-Prozesses lässt sich dann anhand messbarer Kriterien überprüfen und weiter optimieren.

Datenbasierte Change-Personas gelten im Change-Management als wertvolle Werkzeuge, die Unternehmen unterstützen, den Wandel empathisch und mitarbeiterzentriert voranzutreiben. Sie beugen Widerstand seitens der Belegschaft vor und garantieren eine reibungslose – und persönliche Kommunikation, die wirklich ankommt. Das Ziel: Alle Mitarbeitenden individuell und passgenau durch den Wandel zu begleiten.

Datenbasierte Personas stehen dabei jeweils für eine Gruppe an Mitarbeitenden, die sich beispielsweise durch ähnliche Charakterzüge, Interessen oder Arbeitsweisen auszeichnen. Sie basieren auf Daten und geben Aufschluss über die individuellen Bedürfnisse aller Beteiligten. Mittels datenbasierter Change-Personas wissen Führungskräfte und Change-Manager*innen genau, welche Ansprüche Mitarbeitende an den Wandel stellen, aber auch mit welchen Ängsten und Unsicherheiten dieser einhergeht.

Im Folgenden sehen wir uns anhand von vier Szenarien an, wie der Einsatz von Personas einen Change-Prozess verändert.

1.      Empathie fördern

Um Kosten zu sparen, strukturiert ein großer Pharmakonzern die Gebiete der Außendienstmitarbeitenden um. Besuche von Fachärzten folgen dann einem bestimmten Prozess, den die Mitarbeitenden in einem neuen CRM-Tool dokumentieren. Diese Vielzahl an Veränderungen stößt gerade bei langjährigen und älteren Mitarbeitenden auf Widerstand. Auch Spannungen innerhalb des Teams sind durch die neue Gebietsaufteilung vorprogrammiert – verlieren doch einige Mitarbeiter*innen nicht nur langjährige Geschäftspartner*innen, sondern auch wichtige Umsätze, um die persönlichen Ziele zu erreichen.

Gerade wenn mehrere tiefgreifende Veränderungen bevorstehen, helfen datenbasierte Change-Personas, Führungskräften und Entscheidungsträgern dabei, den Wandel empathisch voranzutreiben. Konkret: Personas zeigen bereits vorab mögliche Bedenken von Mitarbeitenden auf. Führungskräfte und Change Manager*innen können sie damit besser verstehen und gezielt darauf eingehen: Durch richtiges Timing, verständnisvolle Ansprache, das Aufzeigen des Nutzens dieser Maßnahme, Zusicherung von Unterstützung – etwa durch Schulungen, Begleitbesuche und vor allem durch personalisierte Kommunikation.

2.      Kommunikation verbessern

Ein Softwareunternehmen führt eine neue Projektmanagement-Software ein. Die Entwickler sind begeistert von den neuen Funktionen, während Mitarbeitende der Marketingabteilung die Software für zu kompliziert und übertrieben halten. Der Auslöser dafür: Mit ihrer Expertise verstehen Entwickler*innen die Funktionen des Tools schneller als Kolleg*innen, die sonst weniger mit Software in Berührung kommen. Auch sind für das Marketing unter Umständen andere oder gar weniger Funktionen im Arbeitsalltag relevant.

Was es an dieser Stelle braucht, ist eine Kommunikationsstrategie, die relevante Vorteile abteilungsspezifisch hervorhebt und Schulungen, die Mitarbeitende ihrem Wissensstand entsprechend abholt. Im beschriebenen Fall helfen datenbasierte Change-Personas, die Vorteile der Software verständlich für alle Beteiligten zu kommunizieren. So geben die Personas Aufschluss über bevorzugte Formate, die richtige Tonalität und welche Art von Sprache zu einer gelungenen Kommunikation beitragen kann – und zwar abhängig davon, in welchen Stadien des Change-Prozesses sich die Zielgruppe(n) befindet(n). Gerade eine ehrliche und verständliche Kommunikation spielt im Change-Management eine übergeordnete Rolle, da sie …

  • … das Vertrauen der Mitarbeitenden in den Veränderungsprozess fördert.
  • Akzeptanz für Veränderungen fördert.
  • zum aktiven Dialog zwischen allen Beteiligten anregt.
  • Widerstand reduziert, indem sich alle Mitarbeiter*innen verstanden fühlen.
  • Motivation fördert und Mitarbeitende inspiriert, aktiv am Veränderungsprozess teilzuhaben.
  • Empathie erzeugt
  • den Teamzusammenhalt verbessert – über Abteilungen und Hierarchien hinweg

3.        Maßnahmen personalisieren

Ein großer Pflegedienstleister führt ein neues elektronisches Patientenaktensystem ein. Die Herausforderung: Während es für Mitarbeitende der Generation Z natürlich ist, ihre Arbeit mit digitalen Tools zu planen und zu dokumentieren, sind Pfleger*innen höheren Alters eher gewohnt, mit Papierakten zu arbeiten. Außerdem haben die Mitarbeitenden unterschiedliche Lerngewohnheiten. Während die meisten Pflegekräfte sich am liebsten per Videoformat schulen lassen, erwarten andere eine ausführliche und persönliche Einführung in die neue Software.

Die Entwicklung von datenbasierten Change-Personas trägt in solchen Fällen dazu bei, Maßnahmen wie Schulungen und Support-Angebote so zu gestalten, dass sie den Bedürfnissen verschiedener Charaktere gerecht werden. Konkret: Mittels unterschiedlicher datenbasierter Personas lassen sich Maßnahmen im Detail personalisieren: Vom richtigen Format, bis zur Struktur und der Aufbereitung von Weiterbildungsmaßnahmen, die den Lerngewohnheiten der Mitarbeitenden entsprechen.

4.        Widerstand reduzieren

Ein Produktionsunternehmen automatisiert einen Teil seiner Produktionslinie. Einige Mitarbeiter*innen befürchten, dass sie ihren Arbeitsplatz verlieren werden. Durch die Entwicklung von Personas, die typische Mitarbeitende aus der Produktion repräsentieren, können Führungskräfte frühzeitig auf die Ängste der Mitarbeiter reagieren und Maßnahmen ergreifen, die ihnen neue Perspektiven und Weiterbildungsmöglichkeiten aufzeigen.

Wandel gelingt am besten, wenn alle ihn gemeinsam gestalten. Deshalb ist es wichtig, Widerstand rechtzeitig zu identifizieren und die Bereitschaft für Veränderung zu fördern. Datenbasierte Personas zeigen mögliche Ängste auf, bevor sie entstehen. Sie geben Aufschluss darüber, welche Maßnahmen wann im Change-Prozess zum Einsatz kommen, welche Rollen es innerhalb der Organisation gibt und welchen Einfluss sie auf den Change haben können, etwa:

  • Change-Botschafter: Aufgeschlossen Neuem gegenüber, Typen der Innovationsanpassung: eher Innovatoren/frühe Anwender, Multiplikatoren
  • Pragmaten: Setzen neues um, wenn Nutzen klar ist
  • Traditionalist*innen: sehr loyal, Neuem gegenüber eher skeptisch, brauchen Anleitung, Erklärungen, Austausch in Peergroups

Personas im Change-Management: Fazit

Datenbasierte Personas ermöglichen mitarbeitendenzentriertes Change-Management, da …

  • … sich mögliche Hindernisse rechtzeitig identifizieren lassen,
  • … sie eine empathische Kommunikation gewährleisten, die auf die Bedürfnisse und Ängste aller Beteiligten eingeht,
  • … sie Akzeptanz für neue Ideen und Prozesse fördern und
  • sich Unsicherheiten und Widerstände reduzieren

Branchenspezifische Unterstützung im Change-Management
mit dem Persona Institut

Das Persona Institut bietet Unternehmen branchenspezifische Unterstützung bei der Entwicklung und Anwendung von datenbasierten Personas im Change-Management. Mit repräsentativen Daten aus mehr als 12 Ländern und zu mehr als 1000 Märkten erstellt das Persona-Institut branchenspezifische, datenbasierte Personas. Damit erhalten Unternehmen detaillierte Einblicke in die Lebenswelt ihrer Mitarbeitenden. Mithilfe des Playbooks erhalten Unternehmen neben der Persona Sedcard datenbasierte Handlungsempfehlungen für Entscheidungsträger*innen, Führungskräfte und Change-Manager*innen, optional mit begleitender Beratung.

 Als PDF speichern