Employee Personas für eine starke Mitarbeiterbindung

Wenn Sie diesen Beitrag lesen, sitzen Sie mit hoher Wahrscheinlichkeit in einem Büro. Das optimale Szenario: Sobald wir uns morgens zur Arbeit begeben, ist es, als würden wir ein zweites Zuhause betreten, in dem Bürostühle zu unserer Couch und Kolleg:innen zu unserer Work-Family werden.  Die Realität sieht anders aus: Von schlechter Stimmung unter Kolleg:innen über mangelnde Wertschätzung bis hin zu einem Terminkalender, der langfristig zum Burnout führt. Die Konsequenz: Hohe Fluktuation führt zur schlechten Reputation der Arbeitgebermarke, was  Recruiting-Kosten in die Höhe treibt. Hinzu kommen Wissenslücken sowie der erhöhte Workload, wenn Mitarbeitende kündigen und Aufgaben dem Kollegen oder der Kollegin übertragen. Bleibt die Stelle dann zu lange unbesetzt, lässt die nächste Kündigung nicht lange auf sich warten.

Wie hoch ist die Fluktuation in ihrem Unternehmen?

Wann und ob Sie genau jetzt handeln müssen, verrät die Netto-Fluktuationsrate. Anders als die Brutto-Fluktuationsrate beschreibt sie, wie viele Arbeitnehmer:innen das Unternehmen freiwillig verlassen beziehungsweise im Unternehmen bleiben. Wichtig: Häufig macht es Sinn, die Fluktuationsrate statt für das ganze Unternehmen, für einzelne Abteilungen zu berechnen. So lassen sich Schwachstellen schneller und einfacher identifizieren und gezielt optimieren. Als normal gilt eine Netto-Fluktuationsrate zwischen 8 und 12 Prozent. Die am häufigsten verwendete Formel zur Berechnung der Fluktuationsrate empfiehlt die Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände. Wichtig: Die sogenannte BDA-Formel gibt Aufschluss über die Brutto-Fluktuationsquote und schließt damit auch Kündigungen von Unternehmensseite mit ein. Um die Netto-Fluktuationsrate zu errechnen, setzen Sie die Anzahl der freiwilligen Personalabgänge ein.

(Anzahl der Personalabgänge / Durchschnittlicher Personalbestand) x 100

Eine weitere Möglichkeit, die Fluktuationsrate zu bestimmen, gibt an, wie viele Mitarbeitende ein Unternehmen innerhalb eines bestimmten Zeitraumes einstellt und wie viele Mitarbeitende sich am Ende dieses Zeitraumes auf eigenen Wunsch nach wie vor im Unternehmen befinden. Daraus ergibt sich die Bindungsrate für den berechneten Zeitraum. Die Nutzung dieser Formel ist beispielsweise sinnvoll, um Fluktuationsschwankungen innerhalb bestimmter Zeiträume zu errechnen und zu vergleichen – etwa, während länger andauernder Change-Prozesse oder grundlegenden Veränderungen am Arbeitsmarkt.

(Personalbestand am Ende der Zeitspanne  / (Personalbestand zu Beginn + Zugänge)) x 100

Doch wie durchbrechen Unternehmen fortschreitende Fluktuation und deren Folgen? Wie gelingt es, dass Mitarbeitende langfristig im Unternehmen bleiben? Was braucht ein Arbeitgeber, damit er aus Arbeitnehmer:innen, Unternehmensbotschafter:innen macht? Und wie können Unternehmen bereits bestehende Hindernisse erfolgreich überwinden? Die Antwort: Eine Strategie, die Mitarbeitende zum Bleiben bewegt. Der Schlüssel dazu: Datenbasierte Employee Personas.

Datenbasierte Employee Personas als Schlüssel zur erfolgreichen Employee Retention Strategie

Zu verstehen, warum Mitarbeitende gehen, ist der erste Schritt auf dem Weg zur erfolgreichen Mitarbeiterbindung. Um geeignete Strategien zu identifizieren, die Arbeitnehmer:innen halten, gilt es, ihre Bedürfnisse, ihren Charakter und ihre Painpoints zu verstehen. Denn: Während der Work-Life-Balance mancher Kolleg:innen auch ein achtstündiger Meetingmarathon nichts anhaben kann, zählen kurzfristig angesetzte Meetings und daraus resultierende Überstunden für Mütter und Väter, die ihre Kinder pünktlich aus der Kita holen müssen, als hoher Stressfaktor. Ebenso verhält es sich mit Spannungen im Unternehmen. Während die einen sich bereits bei der kleinsten Kritik persönlich angegriffen fühlen, halten andere den größten Widerständen und Stresssituationen stand. Kurz: Jede:r ihrer Mitarbeitenden ist einzigartig. Um Mitarbeitende besser kennenzulernen, gelten datenbasierte Employee Personas als eines der wichtigsten Tools.

Was ist eine Employee Persona?

Die Employee Persona ist ein fiktives, aber realistisches Profil eines oder einer typischen Mitarbeitenden eines Unternehmens, einer bestimmten Abteilung und einer bestimmten Position. Sie basiert auf qualitativen und quantitativen Daten aus Marktforschung, Mitarbeiterbefragungen, Interviews und weiteren in- wie externen Analysen.

Sie gibt Aufschluss über:

• Demografie
• Alter
• Position im Unternehmen
• Abteilung
• Angaben zu Soft- und Hardskills
• Angaben zu Resilienz und Verhalten in Krisensituationen
• Soziale Rolle innerhalb des Teams
• Motivationen und Ziele (sowohl beruflich als auch privat)
• Bedürfnisse
• Herausforderungen
• Pain Points (allgemein und arbeitsbezogen)
• Anforderungen an Führungskräfte
• Anforderungen an den Arbeitsplatz im Allgemeinen
• Mediennutzungsverhalten
• Konsumverhalten

Bei der Entwicklung von Employee Personas gilt: Je mehr relevante Daten in die Persona Sedcard einfließen, umso zielgerichteter können Personalverantwortliche Strategien auf bestehende Anforderungen von Mitarbeitenden ausrichten. Denn: Was die einen Mitarbeitenden überzeugt, ist für andere vollkommen irrelevant. Deshalb ist es sinnvoll, vorab die eigene Datenlage zu validieren und wenn nötig, mittels weiterer Marktforschung zu ergänzen.

Um die langwierige Entwicklung von Employee Personas zu verkürzen und damit Kosten zu sparen, kann es sinnvoll sein, einen spezialisierten Dienstleister hinzuzuziehen. So profitieren beispielsweise Kund:innen des Persona Instituts von datenbasierten Employee Personas, die auf einem Dataset aus mehr als einer Million Statistiken zu mehr als 70.000 Themen beruhen und innerhalb weniger Arbeitstage erstellt sind. Dabei deckt die Datenbank mehr als 12 Länder und mehr als 1.000 Märkte und Branchen ab.

10 Strategien zur Mitarbeiterbindung

Employee Personas, welche die Belegschaft des Unternehmens mindestens zu 80 Prozent repräsentieren, bilden eine solide Entscheidungsgrundlage, wenn es um die Entwicklung von Strategien geht, um Mitarbeitende im Unternehmen zu halten. Ein gutes Betriebsklima zählt für 66 % der Entscheider:innen in deutschen, österreichischen und Schweizer Unternehmen als wichtige Maßnahme zur Mitarbeiterbindung. Um das zu gewährleisten, braucht es eine durchdachte Employee-Retention-Strategie. Sie kombiniert Maßnahmen, die mögliche Pain Points von Mitarbeitenden nach deren Anforderungen lösen und damit insgesamt für ein besseres Betriebsklima sorgen. 10 Strategien, die sich lohnen, haben wir im Folgenden zusammengefasst:

1)      Wettbewerbsfähige Vergütung und eine offene Gehaltspolitik

Eine faire und wettbewerbsfähige Vergütung ist für die Mitarbeiterbindung von entscheidender Bedeutung. Immerhin ist es wahrscheinlich, dass Arbeitnehmende die Stelle wechseln, wenn Sie bei gleichen Aufgaben und Arbeitsaufwand bei einem Mitbewerber einen höheren Verdienst erwarten. Gerade in Branchen mit hohem Konkurrenzdruck lohnt es sich deshalb, Talente mit guten Gehältern bei Laune zu halten. Neben dem rein monetären Aspekt drücken Gehaltserhöhungen sowie Boni, Wertschätzung gegenüber der Belegschaft aus. Dies wiederum führt zu einer höheren emotionalen Bindung an das Unternehmen.

Um Spannungen im Team vorzubeugen, sind des Weiteren einheitliche Gehaltsstrukturen wichtig. Dies schließt auch die Zahlung von Gratifikationen mit ein. Denn gerade Millenials sowie die Generation Z gehen mit finanziellen Themen offener und transparenter um – und erwarten dies auch von ihrem Arbeitgeber. Das bedeutet: HR-Teams müssen sich heute aktiv mit Gehaltsstrukturen befassen und Verfahren einführen, um diese bei Bedarf zu optimieren.

Datenbasierte Employee Personas helfen dabei, indem sie Daten zu Jahreseinkommen, Lebensumständen und Erfahrungsstufen von Arbeitnehmer:innen liefern. Zusätzlich ermöglichen standardisierte und regelmäßige Beurteilungen, Leistungen von Mitarbeitenden objektiv zu bewerten. Strukturierte Jahresgespräche mit einer einheitlichen Agenda geben auch introvertierten Mitarbeitenden einen Raum, das Thema Vergütung offen und ohne Hemmungen anzusprechen.

2)      Flexibles Arbeiten ermöglichen

Fakt ist: Ein gutes Gehalt ist zwar ein starker aber nicht der einzige Hebel, wenn es um die Bindung von Mitarbeitenden geht. Denn: Das beste Gehalt nützt nichts, wenn es an Work-Life-Balance fehlt und die tägliche Arbeit nicht zu den Lebensumständen passt. Das bedeutet: Unternehmen müssen an mehreren oder an anderen Stellen ansetzen, um Mitarbeitende ganzheitlich zufrieden zu stellen. Um Arbeitnehmer:innen eine Tätigkeit zu bieten, die zu deren Leben passt, zählt flexibles Arbeiten zu den wichtigsten Vorteilen. Hybride Arbeitsmodelle kommen bei Beschäftigten ebenso gut an, wie Arbeitszeiten, die sich an Leben außerhalb des Unternehmens richten und nicht andersherum. Klar ist aber auch: Nicht jede Branche oder Position erlaubt flexibles Arbeiten im Homeoffice. Für Krankenhauspersonal, Lehrkräfte sowie andere systemkritische Berufe braucht es deshalb eine andere Strategie. Dazu gehören neben einem hohen Personalschlüssel beispielsweise die Möglichkeit, Schichten selbst und flexibel auszuwählen, um Arbeit und Privatleben in Einklang zu bringen. Datenbasierte und vor allem branchenspezifische Employee Personas geben Aufschluss über die größten Pain Points und liefern wertvolle Hinweise darauf, wie flexibles Arbeiten auch in systemkritischen Berufen – zumindest in Teilen funktionieren kann.

3)  Work-Life-Balance fördern

Bei der Work-Life-Balance geht es um die Vereinbarkeit von Privatleben und Beruf. In der heutigen Leistungsgesellschaft zählt sie zu einem der wichtigsten aber auch der anspruchsvollsten Werteversprechen von Unternehmen. Denn: Eine gesunde Work-Life-Balance sieht für jede:n anders aus: Während viele Arbeitnehmer:innen Zuschüsse für Sport- und Gesundheitsangebote schätzen, hilft es Mitarbeitenden, die die Kinderbetreuung oder die Pflege von Angehörigen übernehmen mehr, wenn sie sich bei Bedarf Sonderurlaub nehmen dürfen oder individualisierte Zusatzleistungen erhalten. Ein Zuschuss zur Kinderbetreuung, ein gesicherter Kitaplatz in der unternehmenseigenen Einrichtung oder Zuschüsse für eine Haushaltshilfe stellen dann eine sinnvolle Maßnahme dar. Das Beispiel verdeutlicht: Um geeignete Benefits und die richtige Unterstützung zu bieten, müssen Unternehmen das private Umfeld von Arbeitnehmenden kennen. Datenbasierte Employee-Personas, die Daten aus der Marktforschung mit internen Mitarbeiterumfragen kombinieren, bilden alle Lebensbereiche detailliert ab.

4) Vertrauen zulassen

Je nach Persona ist Autonomie ein wichtiges Kriterium, damit Mitarbeitende langfristig im Unternehmen bleiben. Das bedeutet: Statt ständiger Vorgaben, wann, welche Aufgaben wie zu erledigen sind, findet ein autonomer Arbeitsalltag in Form vieler großer und kleiner Projekte statt. Das bedeutet: Mitarbeitende entscheiden selbst, wie, wann und in welchen Schritten sie ihre Aufgaben erledigen. Sie treffen mehr eigene Entscheidungen und übernehmen Verantwortung. Das fördert nicht nur die Kreativität und den Innovationsgeist von Unternehmen. Eine Führung, die in die Fähigkeiten ihrer Mitarbeitenden vertraut und Innovationen zulässt, schafft ein attraktives Arbeitsumfeld, indem Menschen persönlich wachsen und einen Beitrag zum großen Ganzen liefern können. Wichtig: Gute Führung heißt hier vertrauen aber nicht überfordern – so kommt es immer auf den einzelnen Mitarbeitenden an, wieviel Autonomie im Arbeitsalltag sinnvoll ist. Während manche Arbeitnehmer:innen mit Aufgaben, die viel Gestaltungsspielraum lassen, ihr volles Potenzial entfalten gilt es Andere im Arbeitsprozess zu begleiten – etwa durch Briefings, einen Chat oder kurze Meetings, um Fragen schnell zu beantworten und Meilensteine festzuhalten.

5) Gelebte Vielfalt, Gleichberechtigung, Inklusion

Auch wenn der folgende Punkt selbstverständlich sein sollte, wird er noch längst nicht in jedem Unternehmen gelebt: Die Rede ist von Vielfalt, Gleichberechtigung und Inklusion (Diversity, Equity, Inclusion – kurz DEI). Sie bilden einen grundlegenden Bestandteil für eine offene Unternehmenskultur und tragen damit signifikant zur Zufriedenheit von Mitarbeitenden bei. Zu einer DEI-gestützten Unternehmenskultur gehören nicht nur diverse Teams, sondern auch ein Umfeld, dass allen Mitarbeitenden ein angenehmes und produktives Arbeiten ermöglicht. Dazu tragen neben einem barrierefreien Arbeitsplatz Gebetsräume ebenso bei, wie spezielle Räumlichkeiten für Schwangere und stillende Mütter. Auch E-Mail-Signaturen mit Pronomen sowie Unisex-Toiletten tragen zu einer gelebten Vielfalt in Unternehmen bei. Des Weiteren tragen Angebote für Mitarbeitende, die sich gerade in einer herausfordernden Lebensphase befinden, maßgeblich zu positiven Veränderungen in Unternehmen bei. Um integrative Maßnahmen umzusetzen, können spezialisierte Expertengruppen und Diversity-Beauftragte innerhalb des Unternehmens hilfreich sein. Datenbasierte Personas helfen dann, die wichtigsten Maßnahmen zu bestimmen und deren Umsetzung zu priorisieren.

6) Feedback und Kommunikation fördern

Regelmäßiges Feedback hilft Mitarbeitenden, Erwartungen und Ziele des Unternehmens zu erfüllen. Aber auch Mitarbeitende wollen sich gehört fühlen. Deshalb gilt: Feedback geht in beide Richtungen. Eine offene und gelebte Feedbackkultur fördert die Loyalität von Mitarbeitenden und fördert langfristig die Innovationskraft auf beiden Seiten.  Regelmäßige Feedbackgespräche, Feedbacksysteme sowie regelmäßige kurze Umfragen unter Mitarbeitenden helfen dabei. Eine Open-Door-Policy, bei der Mitarbeitende ohne Umwege und offen mit Führungskräften kommunizieren können, gilt als wichtige Maßnahme, damit Menschen sich im Unternehmen wichtig und wahrgenommen fühlen. Datenbasierte Employee-Personas zeigen dabei, wie Mitarbeitende am liebsten kommunizieren und was sie von Führungskräften in Bezug auf Feedback erwarten.

7) Werteversprechen einhalten

Jedes Unternehmen hat ein oder mehrere Werteversprechen, die es direkt oder indirekt kommuniziert. Ein Unternehmen, das seinen Mitarbeitenden etwa eine gute Work-Life-Balance verspricht, muss dieses Versprechen auch halten – etwa, indem es einen Zeitausgleich für Überstunden, überdurchschnittlich viele Urlaubstage oder einen Zuschuss zu diversen Sport- und Freizeitangeboten bietet. Fakt ist: Viele Mitarbeitende entscheiden sich für ein Unternehmen – nicht nur wegen, des Jobs oder des Gehalts, sondern auch wegen dem, was das Unternehmen darüber hinaus verspricht. Egal, ob angenehmes Betriebsklima, innovatives Umfeld zur persönlichen Weiterentwicklung oder die allseits beliebte Work-Life-Balance – Schlagwörter wie diese sorgen dafür, dass Talente sich auf eine Stelle bewerben. Damit sie bleiben, müssen Unternehmen ihre Versprechen halten – auch in herausfordernden Phasen.

8) Leistungen anerkennen

Häufig verlassen Mitarbeitende das Unternehmen, weil es ihnen an Wertschätzung fehlt. Dabei zeigt sich Wertschätzung nicht nur in monetärer Form. Gerade der tägliche Umgang miteinander entscheidet, ob sich Arbeitnehmende im Unternehmen wertgeschätzt fühlen. Positives Feedback – sei es im Meeting, einer kurzen E-Mail oder in Form eines persönlichen Gesprächs fördern die Bindung zwischen Arbeitnehmenden und Führungskräften. Eine positive Feedback- bzw. Kompliment- Runde am Ende eines Meetings kann zu mehr Anerkennung zwischen Mitarbeitenden und damit zu einer besseren Teamdynamik führen. Datenbasierte Employee-Personas geben in diesem Zusammenhang Aufschluss darüber, wie sehr die Zufriedenheit von Mitarbeitenden von regelmäßigem positivem Feedback abhängt.

 9) Bildungsangebot erweitern und Karriere vorantreiben

Die Möglichkeit, Fähigkeiten weiterzuentwickeln, neue Kompetenzen zu erlernen und im Unternehmen Karriere zu machen, macht aus ambitionierten Talenten Botschafter:innen des Unternehmens. Mentorenprogramme, interne Schulungsangebote, ein digitales Bildungsportal oder bezahlte Weiterbildungen zählen als sinnvolle Maßnahmen, um die Karriere von Arbeitnehmer:innen gezielt zu fördern. Angebote zur persönlichen Entwicklung wie Coachings oder Schulungen zu Resilienz und Zeitmanagement wirken sich positiv auf das Stressempfinden und damit die Gesundheit von Mitarbeitenden aus. Möglichkeiten zur persönlichen und beruflichen Entwicklung sollten deshalb in keinem Unternehmen fehlen. Datenbasierte Personas geben in diesem Zusammenhang Aufschluss darüber, welche Bildungsangebote für wen geeignet sind, indem sie verraten, wo und wie Mitarbeitende am liebsten lernen.  

10) Eine personalisierte Employee-Experience schaffen

Erfolgreiche Marken schaffen Erlebnisse, um Kund:innen dauerhaft zu binden. Ebenso verhält es sich mit Arbeitgebenden: Um Arbeitnehmer:innen zu halten, braucht es ein ganzheitliches Erlebnis – eines, das aus dem Arbeitsplatz im besten Fall ein zweites Zuhause macht. Dabei setzt sich die Employee-Experience aus allen Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung, aber auch aus dem Arbeitsumfeld im Allgemeinen, der Ausstattung des Arbeitsplatzes, sowie aus den täglichen Aufgaben zusammen. Kurz: Stimmt das Gesamtpaket, werden Mitarbeitende dem Unternehmen lange treu bleiben. Ebenso wie Buyer Personas Parameter für erfolgreiche Customer Journeys liefern, ermöglichen Employee Personas, die Employee-Experience bis ins Detail zu personalisieren.

Datenbasierte Employee-Personas für erfolgreiche Unternehmen

Unternehmen, die sich entscheiden, mittels Employee-Personas Mitarbeitende langfristig ans Unternehmen zu binden, profitieren in vielerlei Hinsicht.

Datenbasierte Employee-Personas…

• … sorgen für einheitliche und wettbewerbsfähige Gehaltsstrukturen
• … helfen Unternehmen, Mitarbeitende besser kennenzulernen (sowohl beruflich als auch privat)
• … dienen als Entscheidungsgrundlage, um geeignete Maßnahmen zur Mitarbeitendenbindung auszuwählen
• … vereinfachen die Entwicklung einer oder mehrerer Strategien, um Mitarbeitende langfristig im Unternehmen zu halten
• … verbessern das allgemeine Betriebsklima
• … unterstützen Führungskräfte und Personalverantwortliche, individuell auf die Bedürfnisse von Arbeitnehmer:innen einzugehen
• … fördern die Innovationskraft von Unternehmen, indem Mitarbeitende durch eine personalisierte Employee Experience ihr volles Potenzial entfalten
• … sind ein wirkungsvolles Tool, um die interne Unternehmenskommunikation zu optimieren
• … verringern die Fluktuationsrate
• … verbessern die Reputation von Unternehmen als attraktiver Arbeitgeber

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