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BLOG | Change-Personas

Personas im Krisen- und Change-Management

Change Management: Wie gelingt erfolgreicher Wandel in Unternehmen und Krisenbewältigung? Eine ganzheitliche und zielgruppengenaue Kommunikation ist der Schlüssel. Erfahren Sie, wie Mitarbeitenden-Personas dabei helfen, die Bedürfnisse und Herausforderungen aller Mitarbeitergruppen zu verstehen und den Change-Prozess maßgeschneidert zu gestalten.

 

Menschen sind darauf programmiert, Beständigkeit zu bevorzugen. Vertrautes und Bekanntes vermitteln Geborgenheit. Unser instinktives Verhalten gegenüber Veränderungen basiert auf Erfahrungen aus unserer Evolution und wird oft von Blockaden, Rückzug oder Gegenangriff geprägt. In Unternehmen kommt es im schlimmsten Fall kommt zu Verweigerung oder zu Doppelarbeit, wenn die Belegschaft altes und neues System nebeneinander nutzen. In einer solchen Konstellation kann auch die beste Veränderung keine Früchte tragen.

In diesem Spannungsfeld spielt die Kommunikation in Situationen des Wandels oder der Krise eine Schlüsselrolle: Wertschätzend statt von oben herab sollte sie sein und transparent – ohne „hidden agenda“. Vor allem aber: Sie muss überhaupt erst einmal stattfinden. Und:  Sie muss alle abholen. Das ist deswegen komplex, weil die Situation für jede Person unterschiedlich ist und daher ein und dieselbe Kommunikation für alle und jeden nur bedingt funktionieren kann. Viel besser: Auf unterschiedliche Zielgruppen abgestimmte Change-Narrative, die die jeweilige Zielgruppe genau dort abholt, wo sie stehen und klar macht, warum die Veränderung nötig ist und was sie Positives mit sich bringt.
Im Rahmen von Wandel für Fortschritt oder bei einer Krise muss das Change Management über die Kommunikation mit der Belegschaft auch Fragen, die sich möglicherweise niemand offen zu stellen traut klar beantworten: „Was bedeutet die Veränderung für mich persönlich?“, „Ist mein Arbeitsplatz noch sicher?“, „Bin ich gut genug ausgebildet?“, „Wer sind meine zukünftigen Ansprechpartner?“ „Was genau wird von mir erwartet?“ Diese und ähnliche Gedanken beschäftigen alle Stakeholder und können mit Ängsten, Widerstand, Resignation, aber auch Euphorie, Motivation und Aktivität einhergehen: Die Neuerung könnte meine Kompetenzen in Frage stellen. Mir ungewohnte Prozesse aufdrücken. Zu Mehrarbeit führen – oder: Die Neuerung könnte mir einen Karriereschub geben. Mein Wissen ins rechte Licht rücken. Meine Arbeit erleichtern, sodass ich Kapazitäten habe, um mich zu entwickeln. Eine gelungene Kommunikation im Change Management beantwortet all diese Fragen zufriedenstellend und für jede:n klar nachvollziehbar und transparent. Bei mangelnder, unzureichender, intransparenter oder ineffektiver Information, Motivation und Integration aller Stakeholder, scheitert der Change Prozess.
Da Change-Situationen emotional geladen sind, müssen Informationen darüber konsistent und nachvollziehbar vermittelt werden. Eine ganzheitliche und behutsame Change Kommunikation ist von großer Bedeutung. Damit Stakeholder motiviert den Wandel mitgehen, müssen sie wissen, warum er gebraucht wird, wer davon wie betroffen ist und was sich dadurch verändern oder hoffentlich verbessern wird. Diese Information kann nicht „mit der Gießkanne“ über dem Unternehmen ausgeschüttet werden, sondern funktioniert nur zielgruppengerecht.

Personas im Changemanagement

Hier kommen Personas ins Spiel, in diesem Fall Mitarbeitenden-Personas. Sie bilden keine Kund:innen oder Kandidat:innen ab, sondern verschiedene Stakeholdergruppen, die verschiedene Ansprachen und Kanäle benötigen. Mitarbeitenden-Personas erfüllen eine Vielfalt von Funktionen, die den Change-Prozess erleichtern und seine Akzeptanz fördern:

  1. Unternehmen/Organisationen können über Mitarbeitenden-Personas ein tieferes Verständnis für die Bedürfnisse, Motivationen und Herausforderungen ihrer Mitarbeiter gewinnen. Dies ermöglicht, gezielte Maßnahmen zu entwickeln, die auf die Bedürfnisse der verschiedenen Mitarbeitergruppen zugeschnitten sind und Missverständnisse zu verhindern.
  2. Personas sind zwar keine echten Mitarbeitenden, aber sie repräsentieren jede Gruppe auf Basis echter Daten und bilden deren echte Bedürfnisse und Pain Points ab. Basierend darauf können Unternehmen gezielte Unterstützungsmaßnahmen für jede Gruppe entwickeln, um ihre Belegschaft während Krisen oder Veränderungsprozessen zu unterstützen. Dazu können kann Schulungen, psychologische Unterstützung, flexible Arbeitszeiten, oder andere Formen der Unterstützung gehören.
  3. Mitarbeitenden-Personas können Unternehmen dabei helfen, Schlüsselakteure innerhalb der Belegschaft zu identifizieren, die eine wichtige Rolle bei der Bewältigung von Krisen oder Veränderungen spielen könnten. So können Unternehmen gezielte Maßnahmen ergreifen, um diese einzubinden und ihre Unterstützung zu gewinnen.
  4. Wer die unterschiedlichen Bedürfnisse und Arbeitsstile der verschiedenen Stakeholder genau kennt, kann Arbeitsprozesse und -strukturen entsprechend anpassen. So wird eine effiziente Zusammenarbeit und Leistung während Krise oder des Change-Prozesses gewährleistet.
  5. Die Beschäftigung mit Mitarbeitenden-Personas ermöglicht es Führungskräften, Change-Managern und anderen Schlüsselakteuren, sich in die Lage der Mitarbeiter zu versetzen und ihre Perspektiven besser zu verstehen. Dies fördert Empathie und hilft dabei, Veränderungen aus Sicht der Mitarbeiter zu betrachten, was wiederum die Akzeptanz und Bereitschaft zur Zusammenarbeit verbessern kann.
  6. Mitarbeitenden-Personas ermöglichen auch, genau zu bestimmen, welche Mitarbeitergruppen am stärksten von der Veränderung betroffen sind und daher besondere Aufmerksamkeit und Unterstützung benötigen. Dies erleichtert die Priorisierung von Ressourcen und Maßnahmen während des Change-Prozesses.

Mitarbeitenden-Personas unterstützen unternehmen in Krisen oder Change-Prozessen dabei, diese maßgeschneidert und wirkungsvoll zu meistern und auf die Bedürfnisse und Herausforderungen aller Mitarbeitergruppen einzugehen. Wenn dies gelingt, fühlen sich alle mitgenommen und die Angst von dem Unbekannten oder Unbequemen wird auf ein Minimum reduziert.

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