So optimieren Sie mit digitalen Zwillingen Recruiting und Organisation

Was ist der digitale Zwilling eines Mitarbeitenden?

Ein digitaler Zwilling ist ein datenbasiertes, virtuelles Abbild eines realen Mitarbeitenden. In der Theorie bildet der digitale Zwilling dessen Eigenschaften im Detail ab – von Qualifikationen, über Interessen bis hin zu tiefenpsychologischen Charakterzügen. Dafür basiert der digitale Zwilling auf einem Mix qualitativer und quantitativer Daten, darunter:

• Demografische Daten
• Daten zu Konsum- und Mediennutzungsverhalten
• Lebensläufe, Kompetenzprofile und Weiterbildungsdaten
• Leistungskennzahlen und Zielvereinbarungen
• Daten zu Verhaltens- und Kommunikationsmustern
• Motivationsfaktoren und Pain Points
• Daten zur Arbeitsweise
• Daten zu Präferenzen in Bezug auf das Arbeitsumfeld (z.B. bevorzugte Tools, meistgenutzte/gewünschte Benefits etc.)
• Karriere- und Entwicklungsziele

Im Gegensatz zu den Informationen in Personalakten oder Skills-Datenbanken zeigt der digitale Zwilling nicht nur, wo ein Mitarbeitender aktuell steht, sondern wohin er sich entwickeln kann, welche Faktoren seine Leistung beeinflussen und unter welchen Voraussetzungen er am effektivsten arbeitet.

Durch Echtzeitdaten und maschinelles Lernen lässt sich dabei nicht nur die Gegenwart in einem Modell abbilden, sondern die gesamte Employee Journey. Damit gelingt es Unternehmen, Entwicklungspotenziale und Qualifikationslücken zu identifizieren, die Einsatzgebiete von Personal zu optimieren und bestimmte Szenarien für einzelne oder Gruppen von Mitarbeitenden vorherzusagen.

Anwendungsbereiche von digitalen Mitarbeiterzwillingen

Die Einsatzbereiche für digitale Zwillinge im Recruiting und HR-Bereich sind vielfältig. Der größte Nutzen entsteht dann, wenn Recruiting- und Personalverantwortliche sie aktiv im Unternehmensalltag einsetzen. Im Folgenden zeigen wir einige Beispiele, wie digitale Zwillinge von Mitarbeitenden in der Praxis wirken:

1. Talent- und Kompetenzen managen

Mithilfe digitaler Zwillinge können Unternehmen Hard- und Soft Skills von Mitarbeitenden analysieren. Digitale Zwillinge erkennen Stärken und Kompetenzlücken – oft bevor Personalverantwortliche das tun. Sie geben Aufschluss zu geeigneten Weiterbildungen und darüber, welche Talente für neue Projekte oder Rollen am besten geeignet sind.Beispielsweise können Unternehmen mit diesem Wissen Projektteams datenbasiert zusammenstellen. Der Vorteil: Sowohl auf menschlicher als auch auf Qualifikationsebene entstehen Teams, die ihre Fähigkeiten effizient bündeln und auch auf persönlicher Ebene harmonieren. Das führt zu einer höheren Erfolgsquote und mehr Zufriedenheit.

2. Faire und datenbasierte Personalentscheidungen treffen

Bereits im Recruiting lohnt sich der Einsatz digitaler Zwillinge. Sie zeigen dann, wo Unternehmen geeignete Fachkräfte erreichen, wie sie diese ansprechen und letztlich überzeugen. Konkret unterstützt der digitale Zwilling das Recruiting in diesem Zusammenhang dabei, Stellenanzeigen zu verbessern, Bewerbungsgespräche und Assessment-Center zu planen, um so die gesamte Candidate Journey zu optimieren. Bei bestehenden Mitarbeitenden machen digitale Zwillinge Karrierepfade transparent. Damit tragen sie zu objektiveren Personalentscheidungen bei. Geht es etwa um die Nachfolgeplanung für eine Führungsposition lassen sich vorab entsprechende Szenarien simulieren: Was passiert, wenn Führungskraft X das Unternehmen verlässt? Welche Talente könnten die Nachfolge übernehmen? An welchen Stellen besteht noch Lernbedarf?

3. Onboarding und individuelle Förderung optimieren

Digitale Zwillinge zeigen, wie neue Mitarbeitende lernen, kommunizieren und arbeiten. Mit diesem Wissen lassen sich Onboarding-Prozesse beschleunigen und personalisieren. Der digitale Zwilling eines eher introvertierten Mitarbeitenden schlägt dann beispielsweise mehr Mentor-Coaching vor während analytischen Persönlichkeiten mehr strukturiertes Lernmaterial zur Verfügung steht. Auch bestehende Mitarbeitende profitieren in Sachen Weiterbildung und Qualifikation. Digitale Zwillinge geben Hinweise darauf, wo Lernbedarf besteht, welche Lernmethoden am effektivsten sind und wie Mitarbeitende ihre Lern- und Karriereziele am schnellsten erreichen.

4. Change-Prozesse planen und effizient umsetzen

Change-Prozesse sind eine Herausforderung für das gesamte Unternehmen. Es gilt, Mitarbeitende empathisch zu begleiten und Strukturen zu erneuern, während das Tagesgeschäft reibungslos weiterläuft. Um das zu gewährleisten, bieten digitale Zwillinge starken Support. Denn: Mit ihrer Hilfe lassen sich Szenarien testen – bevor Unternehmen sie real umsetzen. Beispielsweise zeigen digitale Zwillinge wie Teams auf Veränderungen reagieren könnten: Wo entstehen Risiken? Welche Mitarbeitenden müssen vorbereitet oder entlastet werden – und wie? Konkret geben die Modelle in diesem Fall Hinweise zu entsprechenden Maßnahmen und der geeigneten Kommunikation. Das hilft Unternehmen, Change-Prozesse risikoarm zu planen und umzusetzen.

5. Employee Experience und Gesundheit am Arbeitsplatz fördern

Unternehmen können digitale Zwillinge auch dazu nutzen, um die Work-Life-Balance und die Gesundheit von Mitarbeitenden zu verbessern. So erkennen anonymisierte Modelle frühzeitig Arbeits- und Kommunikationsüberlastung oder andere Burnout-Risiken. Auf dieser Basis erhalten Unternehmen Hinweise darauf, wie sie Arbeitslasten anpassen und Maßnahmen umsetzen können, die das Arbeitsumfeld verbessern.

Formen und Formate digitaler Zwillinge

In der Theorie ist der digitale Zwilling das virtuelle und datenbasierte Abbild eines realen Mitarbeitenden. In der Praxis nehmen digitale Zwillinge unterschiedliche Formen an: Von einfachen Chatbots über KI-Avatare bis zu Simulationen realer Arbeitssituationen und virtuellen Trainingsumgebungen. Hier fünf Beispiele aus der Praxis:

1. REWE digital

REWE digital testet seit 2024 einen digitalen Avatar namens „goRobert“, basierend auf realen Personen für das Onboarding neuer Mitarbeitender. In einer „Holobox“ erscheint der Avatar als 3D-Hologramm und vermittelt Informationen über Unternehmen, Prozesse und Programme. Analog zu einem digitalen Zwilling dient der Avatar neuen Mitarbeitenden als personalisierter Assistenz- und Orientierungsservice im neuen Unternehmen. Einer Pressemitteilung zufolge können Mitarbeitende dem Avatar direkt oder telefonisch Fragen zu persönlichen Anliegen stellen, etwa zu Kinderbetreuung, Weiterbildungsmöglichkeiten oder Mental Health Programmen.

2. PersonaGPT

PersonaGPT ist ein Service des Persona Instituts. Das Persona Institut entwickelt datenbasierte und psychologisch fundierte Personas aus über einer Million Statistiken und Interviews. PersonaGPT ergänzt das Profil um künstliche Intelligenz und erweckt damit die Persona als digitalen Zwilling zum Leben. Je nach Zielgruppe und Einsatzbereich erfüllt der Chatbot unterschiedliche Aufgaben. So können Recruiter:innen direkt im Chat, Stellenanzeigen erstellen oder optimieren, um geeignete Talente zu erreichen. Marketingverantwortliche unterstützt PersonaGPT, die richtigen Entscheidungen zu treffen, Anzeigen dort zu platzieren, wo potenzielle Kunden sie wirklich wahrnehmen und Werbebudgets sinnvoll einzusetzen.

3. Guildhawk

Guildhawk bietet auf Basis von KI und Avatar basierter Technologie „virtuelle Menschen“ (digital human twins) an — also digitale Zwillinge von realen Personen, die als Avatare auftreten. Die Avatare sprechen dutzende von Sprachen und sind damit vor allem für internationale Unternehmen interessant. Diese setzen die Avatare beispielsweise für immersive Videos ein, etwa für Unternehmenskommunikation, Präsentationen oder internationale Meetings.

4. Virti

Virti ist ein Unternehmen, das eine Plattform für KI-gestütztes Training und Simulation anbietet — mit „virtuellen Menschen“. Nutzer:innen können damit etwa Kommunikation, Kundenkontakt oder Soft Skills in einer realistischen Umgebung trainieren. Solche Trainingslösungen sind kein klassischer „digitaler Zwilling“ mit vollem Mitarbeiterprofil aber ein wichtiger Baustein auf dem Weg dorthin: sie erzeugen virtuelle, interaktive Abbilder von Menschen oder Rollen mit denen man Verhalten simulieren und testen kann.

5. Machineering

Machineering entwickelt mit der Softwarelösung iPhysics Simulationstools, mit denen nicht nur Maschinen oder Anlagen virtuell nachgebildet werden. Mit dem integrierten „Human Twin“-Ansatz lässt sich auch simulieren, wie Mitarbeitende an Montage- oder Arbeitsstationen agieren: Das Modell bildet Greifwege, Bewegungsabläufe, Zeitaufwand, Ergonomie und Arbeitsschritte ab. Diese lassen sich bereits in der Planungsphase optimieren — noch bevor reale Arbeitsplätze gebaut oder Maschinen in Betrieb genommen werden. Arbeitsabläufe und Arbeitsplatzgestaltung lassen sich damit effizienter, sicherer und ergonomischer planen.

Grenzen digitaler Zwillinge und die Rolle datenbasierter Personas

Die Herausforderung: Viele Chatbots oder Avatare spiegeln dokumentiertes Wissen wider, etwa FAQs und andere fachspezifische Informationen. Es fehlt jedoch an Daten zu Persönlichkeit, Leistung oder Verhalten. Auch KI-gestützte Trainingsplattformen oder Simulationen basieren häufig auf generischen Rollen statt auf den Stärken, Entwicklungspotenzialen oder Motivationen realer Personen. Zudem sind viele Anwendungen auf einzelne Use Cases, wie beispielsweise Onboarding, Training, FAQ-Service etc. begrenzt.

Wie gelingt es also, digitale Zwillinge so zu entwickeln, dass sie Menschen ganzheitlich abbilden, inklusive ihrer individuellen Charaktereigenschaften, Verhaltens- und Arbeitsweisen entlang der Employee Journey?

Ein wesentlicher Baustein dafür sind datenbasierte Personas, welche psychologische Aspekte ebenso berücksichtigen wie Lebenslauf, Kompetenzen und Leistungskennzahlen. Sie liefern tiefere Einblicke in Motivation, Arbeitsstil, Kommunikationspräferenzen und Stressresilienz. Erst auf dieser Basis können digitale Zwillinge von Mitarbeitenden realistische Verhaltensmuster abbilden, Vorhersagen über Entwicklungspotenziale treffen und sinnvolle Empfehlungen für Karrierepfade, Teamstrukturen oder Weiterbildungen geben. 

Das bedeutet: Je detaillierter die Persona des digitalen Zwillings die Persönlichkeit, Motivation und Präferenzen eines realen Mitarbeitenden spiegelt, desto nützlicher ist er als Werkzeug für Personalentwicklung und strategische Entscheidungen.

Warum Sie jetzt in digitale Mitarbeitenden-Zwillinge investieren sollten – und das Persona Institut der ideale Partner dafür ist

Digitale Zwillinge von Mitarbeitenden ermöglichen Unternehmen, Talente präziser zu verstehen, Entscheidungen fundierter zu treffen und Personalentwicklung individueller denn je zu gestalten. Praxisbeispiele zeigen, dass Human Digital Twins die Arbeitswelt bereits verändern, in Form von Avataren, Trainingssimulationen, KI-gestützten Onboardings oder ergonomischen Human-Twin-Modellen.

Der entscheidende Erfolgsfaktor liegt jedoch nicht in der Technologie allein, sondern darin, Menschen wirklich zu verstehen. Genau hier setzt das Persona Institut an: Wir entwickeln datenbasierte, psychologisch fundierte Mitarbeiter-Personas, die die Grundlage für authentische, realistische und ethisch verantwortungsvolle digitale Zwillinge bilden.

Unsere Expertise verbindet Daten mit moderner KI, Psychologie und praktischer HR-Erfahrung: für ein tieferes Verständnis für die Menschen, die das Unternehmen tragen.

Wer die Zukunft der Personalarbeit gestalten will, braucht digitale Zwillinge, die mehr sind als Datenpunkte – sie müssen menschliches Potenzial sichtbar machen.

Das Persona Institut begleitet Unternehmen auf diesem Weg: strategisch, wissenschaftlich fundiert und mit Fokus auf den Menschen.